En los últimos años, herramientas como Microsoft Teams se han vuelto imprescindibles en el ámbito laboral. Buena muestra de ello es que más de 270 millones de usuarios activos la utilizan para interactuar en sus organizaciones o con personas externas. Pero, ¿qué sucede con los datos que se generan y almacenan en esta popular herramienta de colaboración en línea? ¿Cómo se debe actuar para gestionarlos de manera adecuada y garantizar la privacidad y la seguridad?
¿Qué es Microsoft Teams?
Antes de nada, conviene explicar que Microsoft Teams es una plataforma de colaboración, basada en la nube, que forma parte del conjunto de herramientas de productividad de Microsoft 365.
- Teams permite a los equipos de trabajo comunicarse, colaborar y compartir recursos, de manera eficiente, en un solo lugar.
- Desde su lanzamiento en 2017 ha experimentado un crecimiento exponencial y se ha convertido, como se ha comentado anteriormente, en una de las herramientas colaborativas más usadas en entornos empresariales.
¿Cuáles son sus funcionalidades principales?
La plataforma de colaboración Microsoft Teams posee diferentes funcionalidades. Entre ellas, cabe destacar las siguientes:
- Videoconferencias y reuniones virtuales. Una de las características más destacadas de Microsoft Teams es su capacidad para realizar videoconferencias de calidad. Los usuarios pueden programar y unirse a reuniones virtuales, lo cual facilita la colaboración a distancia y reduce la necesidad de desplazarse para realizar encuentros presenciales.
- Mensajería instantánea y chat. Además, esta herramienta cuenta con un chat que permite a los miembros de un equipo comunicarse en línea de manera inmediata. Y los usuarios también pueden enviar mensajes individuales o en grupos, así como compartir archivos y enlaces en una conversación.
- Espacios de trabajo personalizados. Del mismo modo, los equipos tienen la posibilidad de crear espacios de trabajo personalizados para organizar archivos, conversaciones y herramientas según sus necesidades. Ello es de gran ayuda para mantener la información organizada y accesible a todos los miembros del equipo.
- Creación y edición de documentos. Finalmente, al integrar las herramientas de productividad de Microsoft 365, Microsoft Teams permite crear y editar documentos de Word, Excel o PowerPoint de forma simultánea. Esta funcionalidad facilita el trabajo en equipo y garantiza que todos sus integrantes estén siempre actualizados con la información más reciente.
¿Para qué se utiliza esta plataforma de colaboración?
Aunque, a grandes rasgos, ya se ha mencionado para qué sirve Microsoft Teams, vamos a repasar de manera más precisa algunas de sus utilidades más comunes:
- Trabajo remoto. Con la creciente popularidad del trabajo remoto o home office, este producto se ha convertido en una herramienta muy útil para equipos dispersos geográficamente. Gracias a ella, sus miembros se mantienen conectados, colaboran en proyectos y realizan reuniones virtuales desde cualquier ubicación.
- Colaboración en proyectos. Igualmente, esta herramienta fomenta colaborar en proyectos al proporcionar un espacio centralizado en el que, como se ha explicado, los equipos pueden compartir archivos, discutir ideas y realizar un seguimiento del progreso del trabajo en tiempo real.
- Comunicación interna. Empresas de todos los tamaños usan Microsoft Teams para comunicarse internamente a través de chat, llamadas de voz o videoconferencias.
- Educación a distancia. Y en el ámbito educativo también se utiliza para educar a distancia. En este sentido, los profesores pueden programar clases virtuales, compartir recursos educativos y comunicarse con los estudiantes a través de la plataforma.
Consejos para hacer un uso seguro y eficiente de los datos en Microsoft Teams
Pero, como sucede con otras herramientas colaborativas en línea, el uso de datos requiere vigilar cómo se usan y contemplar una serie de medidas para garantizar la privacidad y la seguridad. Al respecto, los expertos en tecnologías de la información y la comunicación (TIC) sugieren poner en práctica las siguientes medidas a la hora de usar Microsoft Teams:
- Protección de la información sensible. Los datos confidenciales están expuestos a filtraciones, robos o pérdidas. Para protegerlos, se recomienda utilizar cifrado, contraseñas seguras y permisos. Como sucede con otros servicios en línea, una buena idea es implementar la autenticación multifactor.
- Gestión de los permisos de acceso. Relacionado con el consejo anterior, es importante clasificar los equipos y canales, según el nivel de confidencialidad de los datos, en los ajustes de administración de permisos. Y también aplicar políticas de prevención de pérdida de datos para evitar que un usuario pueda compartir información sensible con terceros o mediante aplicaciones no autorizadas.
- Supervisión del uso de la información. Con el fin de detectar actividades sospechosas o inapropiadas, la plataforma posibilita establecer alertas y realizar informes de actividad, así como revisar y validar las acciones de quienes hagan uso de la herramienta.
- Conservación y eliminación de los datos. Para cumplir las obligaciones legales y optimizar el almacenamiento, es esencial establecer políticas de conservación de datos y de las acciones a realizar cuando caduquen.
- Realización de auditorías. Son primordiales para evaluar el cumplimiento y la eficacia de las políticas, los procesos y los controles de gobernanza de los datos. Las auditorías tienen que hacerse regularmente y, posteriormente, se han de analizar sus resultados con atención y estudiar las fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas halladas.
Por último, y no por ello menos importante, es imprescindible capacitar a los usuarios sobre la gobernanza de datos y cómo usar las capacidades de la plataforma. Conviene recordar que los errores de seguridad digital más comunes, causados por empleados y colaboradores, propician que la ciberdelincuencia acceda a uno de sus objetivos más preciados: la información confidencial.
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