Muchos de los que estamos involucrados en la creación o funcionamiento de nuestros planes de continuidad de negocio –ver sección–, o BCP (por sus siglas en inglés), en nuestras organizaciones, fuimos sorprendidos a raíz de la pandemia de COVID-19 en el mundo. No necesariamente por el evento per se, sino por la complejidad de su atención tanto en tiempo como en afectación en ciertos pilares que conforman el BCP.
Informes del BCI
La pandemia de COVID-19 se convirtió en un evento sin precedentes, de tal forma que cambió la estructura de la convivencia y organización de la sociedad en general. De acuerdo con los informes Horizon Scan Report del Business Continuity Institute (BCI) de los últimos cuatro años (2016-2019), la posibilidad de presentarse un evento de pandemia no se había considerado como una situación posible hasta el último informe.
En él, los “Incidentes asociados a la Salud” figuran como los de mayor exposición, ocupando el primer lugar y desplazando al riesgo “Interrupciones de TI y Telecomunicaciones” que, históricamente, ha encabezado la lista. Es importante destacar que los contagios por COVID-19 ya se habían presentado en el momento de realizarse dicho estudio.
Por lo que respecta a una evaluación de riesgos convencional en donde se considera el impacto y la probabilidad de ocurrencia de un evento, si bien una pandemia puede representar un impacto importante, la probabilidad de ocurrencia es muy baja. En algunos casos se estima una probabilidad de una vez cada 50 años y en otras de una vez cada 100 años (probabilidad anual de 1% y 2%, respectivamente), por lo que en la mayoría de las evaluaciones de riesgos dicho evento era imperceptible o irrelevante para las organizaciones antes del surgimiento de la COVID-19.
En el informe correspondiente al año 2018, las enfermedades por virus no son consideradas como una amenaza importante para las organizaciones. Sin embargo, sí incluyen un artículo específico en relación al tema Case Study: Pandemics, donde se menciona que varios gobiernos, entre ellos los de Australia, Canadá y EEUU, y organismos internacionales son conscientes de la amenaza que supone una pandemia. Y que están brindando asesoramiento a las organizaciones respecto a cómo prepararse para responder ante una emergencia sanitaria.
El BCP, esencial
Esta información nos lleva a reflexionar, una vez más, sobre la importancia de contar con un BCP vigente y actualizado, un plan que debería surgir desde la creación de toda organización. Y que se tendría que ir fortaleciendo a medida que la organización evoluciona o se enfrenta a algún incidente o crisis que invade la continuidad de sus operaciones. De esta forma, se confirmaría que las organizaciones que no cuenten con una estrategia y un plan de continuidad de negocio con un acertado plan de comunicación, conectividad y una extraordinaria capacidad de resiliencia ante posibles desastres estarían en riesgo de extinguirse, ya que se verían envueltas en la complejidad de operar y los impactos económicos serían catastróficos para ellas.
Por otro lado, así como será importante contar con un plan de continuidad en nuestras organizaciones, tenemos que asegurarnos de que nuestros socios de negocio, principales proveedores, socios estratégicos en nuestras cadenas de valor, etc., estén debidamente alineados con nosotros a través de sus respectivos planes de continuidad de negocio.
Desde sus inicios, una organización debe contar con un BCP y fortalecerlo a medida que evolucione o se enfrente a incidentes o crisis
Ello debe ser así porque la rápida reacción y el establecimiento de estrategias conjuntas, homologadas por un plan anticipado de respuesta, nos puede generar, además de un diferenciador respecto a nuestros competidores, una afectación menor y más controlada.
Otra enseñanza que nos deja la situación actual es que la decisión de regresar a un esquema normal en nuestras operaciones puede tener una dependencia totalmente externa. Por ello, en nuestros planes deberemos reconsiderar que su impacto ha de tener una visión de 360 grados en todo momento. Y nuestros planes deberán contemplar una estructura de adaptabilidad total con el objetivo de que los múltiples vectores de afectación puedan considerarse.
Pilares fundamentales
Con respecto a los puntos de impacto que nos trajo la actual pandemia en nuestros planes de continuidad de negocio, deberemos considerar los siguientes pilares fundamentales:
- Talento. Tendremos que asumir que las personas son el principal activo en las organizaciones y que, sencillamente, son las que harían funcionar nuestro BCP. No solo deberemos tener perfectamente identificadas a las personas que operan procesos críticos. Además, tendremos que asegurarnos de que cuentan con las condiciones para operar en escenarios de estrés social, familiar, personal y tecnológico.
- Socios estratégicos de negocio. Un engranaje fundamental para el desarrollo de las actividades. Desde el nacimiento de la relación comercial deberemos exigir que exista un apéndice de su BCP que esté alineado con el nuestro. Por otro lado, será una obligación por parte de toda organización contar con un pool de proveedores que puedan surgir como sustitutos inmediatos en caso de un colapso de nuestro socio estratégico principal.
- Las instalaciones. Si bien pareciera que es normal que nuestros BCP contemplen la habilitación de inmuebles u oficinas alternas en caso de crisis, los mismos, por lo regular, cumplen con las condiciones mínimas necesarias para operar. Sin embargo, la irrupción de la pandemia podría provocar la desaparición de instalaciones corporativas alternas. Ello nos obligaría a reenfocar los recursos para mejorar las condiciones de los empleados en sus propias casas. O bien, definitivamente, las instalaciones alternas deberán cumplir con los mismos estándares con los que cuentan nuestras oficinas de uso diario.
- Infraestructura tecnológica. Se volverá aún más importante por la migración a modelos virtuales en muchas actividades y sectores. Será primordial contar con una estructura sólida y redundante, pero, sobre todo, segura y libre de ataques o riesgos en la pérdida de información. Más aun en las compañías que tienen en su data información sensible de clientes, procesos o productos.
Es importante que los BCP de los socios y principales proveedores estén alineados con nuestros planes de continuidad de negocio
Un último aspecto que deberemos analizar con mayor detalle es el tiempo en los llamados RTO (Recovery Time Objective) y RPO (Recovery Point Objective), tomando en cuenta que el tiempo de duración de esta pandemia es quizá el mayor en toda la historia moderna de México y, en general, del mundo.
Normalmente, pensamos en una crisis de efecto golpe: muy intensa en los primeros momentos, tendiendo luego a disminuir. Pero estamos enfrentando una crisis de tipo quemadura, cuyo peor momento no necesariamente es el inicial, ya que probablemente pueda empeorar con el tiempo. Y aunque en términos absolutos no sea así, su prolongación en el tiempo igual representa una complicación adicional.
Finalmente, vale la pena reflexionar sobre la siguiente frase de Charles Darwin: “No es la más fuerte ni la más inteligente de las especies la que sobrevive, sino la que mejor se adapta al cambio”.
