Si bien es cierto que muchos documentos deben conservarse, no lo es menos que las nuevas tecnologías facilitan que cierta información pueda ser digitalizada. De esta forma, se logrará implementar un modelo de oficina sin papeles y evitar riesgos como el dumpster diving.
¿Cómo implementar una oficina sin papeles?
Según los expertos, es posible eliminar un elevado porcentaje de documentos impresos y, por lo tanto, implementar una oficina sin papeles. Pero aconsejan hacerlo bajo el asesoramiento de especialistas en compliance y teniendo en cuenta, entre otras, las siguientes recomendaciones:
- Para crear una oficina sin papel deben plantearse objetivos realistas e involucrar a todas las personas de la organización.
- También es fundamental realizar un inventario de los documentos impresos para saber cuáles se pueden destruir y reemplazarse por copias digitales.
- En el supuesto de que sea necesario conservar documentos impresos con información sensible o confidencial, es esencial contar con medidas de seguridad que impidan que personas no autorizadas accedan a ellos. Y si dicha tarea se externaliza, es fundamental que el proveedor sea confiable y firme un acuerdo de confidencialidad.
- Digitalizar la documentación impresa requiere una revisión de los equipos y programas informáticos, así como de su mantenimiento, para proteger la información.
- Llegado el momento de digitalizar los documentos impresos, es preciso establecer una política de copias de seguridad adaptada al negocio. En el caso de los proveedores encargados de dicho servicio, deben garantizar su custodia y la protección de datos de carácter personal.
Por último, al hacer un mayor uso de las tecnologías de la información y la comunicación (TIC), en una oficina sin papeles se ha de prestar especial atención a la ciberseguridad. Al respecto, es importante formar y concienciar al personal, así como disponer de expertos, internos o externos, en seguridad cibernética.
Te interesa: Guía sobre borrado seguro de la información
¿Cómo destruir documentos con seguridad?
Una vez que se tenga claro qué documentos impresos con información confidencial pueden destruirse, existen dos formas de deshacerse de ellos con seguridad:
- Máquinas trituradoras de papel. Se adquieren fácilmente y hay modelos cuyo precio es asequible. Al destruirse los documentos impresos, es recomendable depositar los restos en un contenedor de reciclaje de papel.
- Gestores especializados. Estos proveedores se encargan de recoger los contenedores de papel de las oficinas y destruir la documentación impresa almacenada en ellos.
Desde la disminución del espacio reservado al almacenaje hasta un aumento de la productividad, las oficinas sin papeles tienen muchas ventajas. Pero a la hora de apostar por la digitalización, es primordial rodearse de expertos en seguridad de la información, ciberseguridad y cumplimiento normativo.
Archivado en:
