Hoy en día, muchas empresas carecen de un sistema de gestión de visitantes. Y gestionan el acceso de estos últimos a través de sistemas manuales, anotando, en libros o formatos, el control de llegadas, la hora, la persona a visitar, las empresas a la que pertenecen y algún número de identificación en el mejor de los casos. Pero dar la bienvenida a personas ajenas puede exponer a la empresa a actos maliciosos y a una carga organizativa significativa.
Tener visibilidad de las actividades que llevan a cabo visitantes y contratistas es de suma importancia. Sobre todo para:
- La prevención de accesos no autorizados a áreas restringidas.
- Cumplimiento de procesos de seguridad.
- Privacidad de empleados y colaboradores.
- Extorsiones y/o delitos.
- Respuesta efectiva en caso de emergencias o incidentes.
También debemos recordar que la primera impresión cuenta, por lo que un proceso de registro simple y rápido dejará una buena impresión de la organización.
¿Cómo es un sistema de gestión de visitantes?
Un sistema de gestión de visitantes está compuesto por una serie de elementos (hardware y software) que, en conjunto, permiten rastrear, monitorear y controlar el acceso de visitantes y contratistas a un recinto.
La automatización correcta de un sistema de visitantes debe permitir:
- Recibir visitantes individualmente, en grupo o según eventos.
- Definir las zonas autorizadas, la fecha y la duración para cada visita.
- Automatizar el control y la validación de las visitas.
- Realizar un seguimiento y analizar los datos de sus visitantes.
- Crear y personalizar tarjetas de visitante o códigos de acceso según corresponda.
- Autogestionar a los visitantes desde la recepción hasta su destino con o sin acompañante.
- Mejorar la seguridad, la eficiencia operativa y la comodidad tanto de empleados como de visitantes.
Si estás interesado en conocer más sobre las ventajas de contar con un sistema de gestión de visitantes automatizado, ponte en contacto con nosotros para brindarte la mejor asesoría y mostrarte el alcance que puedes tener con el módulo de gestión de visitantes que podemos ofrecerte.
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Víctor Hugo Manzanilla R.
ALCEA México
Página web: alceaglobal.com/es
